1.2. Método de Análisis de problemas

Seguidamente proponemos un guión que contiene los pasos necesarios para seguir un método, que está considerado como uno de los más efectivos en la solución de problemas profesionales:

1. Análisis del problema

Se trata de detectar que algo no funciona o puede ser mejorado Una vez detectado el problema nos planteamos la importancia que tiene y para ello nos fijamos en:

• La magnitud: ¿Qué puede pasar? ¿Cuál será su alcance?

• La urgencia: ¿Es necesario que intervenga cuanto antes? ¿Esto puede esperar?

• La tendencia: ¿Aumenta el problema o disminuye con el paso del tiempo?

• El factor humano: ¿A quién puede afectar la resolución del problema, cómo, cuándo y por qué?

2. Definición del problema

En esta fase se pone un nombre al problema identificado en la fase anterior. La definición tiene que ser breve, precisa y resumir lo que ocurre en pocas palabras.

Existen dos tipos diferentes de problemas:

1. Los debidos a un fallo o defecto.

Ejemplo: Disminución de la velocidad de la impresora.

2. Los que consisten en integrar una mejora en el sistema o en la creación de algo novedoso.

Ejemplo: Cómo mejorar el funcionamiento de un programa informático?.

Para conseguir una buena definición debemos plantearnos las siguientes cuestiones:

¿Qué es lo que ocurre?, ¿Por qué ocurre?, ¿Quién sufre la anomalía?, ¿Dónde se produce la

anomalía?, ¿Cuándo se empezó a notar?

3. Redefinición del problema

Redefinir un problema es tratarlo desde puntos de vista diferentes, así podemos empezar a buscar los caminos que conducen a la solución.

Métodos para la redefinición del problema:

1. Orientación por objetivos. Al plantearnos la Redefinición de un problema a través de éste método debemos definir: ¿Cuáles son los objetivos de la situación?, ¿Qué límites tiene para mí?, ¿Qué me impide solucionarlo? De este modo conseguimos diferenciar claramente problemas de apariencia similar con objetivos distintos.

Ejemplo: ¿Cómo conseguir que las impresoras alcancen la máxima rapidez entre las 12,30 y las 15,00 h?. En un principio, el problema era la velocidad de las impresoras, pero con la redefinición hemos diferenciado dos problemas con objetivos distintos: El primer objetivo es conseguir el máximo rendimiento de la máquina sólo en las horas punta para facilitar la labor del empleado, ya que en el tiempo restante no es necesario, por lo que no se produciría un detrimento de la calidad de impresión ocasionado por una velocidad alta constante. El segundo consiste en mejorar el rendimiento de la impresora en general.

2. Método analógico y metafórico: consiste en hacer uso de metáforas y analogías a la hora de redefinir un problema concreto, de este modo conseguiremos definiciones creativas libres y espontáneas.

Ejemplo: Redefinición realista: ¿Cómo mejorar las tecnologías informáticas?. Redefinición analógica:

¿Cómo conseguir que nuestra tecnología informática funcione como en Wall Street ?

3. Método de sondeo. Este método consiste en preguntarnos cómo lo definirían otras personas.

De esta forma buscaremos nuevas alternativas que, de otra forma, no se nos hubieran ocurrido

4. Identificar las causas del problema

Se trata de averiguar el porqué de cada problema. En este caso buscamos causas que anotaremos en el llamado “Diagrama Causa-Efecto”

Método “Diagrama Causa-Efecto”

El propósito de este diagrama es representar de forma ordenada y clara todos los aspectos agrupados en categorías. Cualquier cosa que pueda producir un efecto se considera causa probable, por disparatada que nos parezca. Las posibles causas son agrupadas por familias y se escriben en la flecha afluente que le corresponda, teniendo en cuenta si la causa es debida a:

5. Verificar las causas verdaderas

Una vez que hemos descubierto la causa que origina el problema debemos probar su consistencia contrastándola con toda la información de que disponemos. La causa que explique todas las dimensiones de nuestro problema es la elegida como la causa más probable. Para probar la causa podemos utilizar tres pruebas:

1. Confrontar la causa con los hechos. Por ejemplo: la causa del nerviosismo en el personal de una empresa es la falta de recursos humanos.

2. Verificación directa en el lugar de los hechos.

Por ejemplo: observar cómo trabajan los empleados con los recursos de que disponen.

3. Efectuar los cambios y observar los resultados.

Por ejemplo: Introducir nuevos recursos técnicos y observar la reacción de los trabajadores

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